Byrådsleder Raymond Johansen har trukket tilbake det forrige byrådet sak om kommunal bruk av eksterne konsulenter. De siste årene har konsulentinnkjøpene ligget på halvannen milliard kroner per år. Nå foreligger en revidert innstilling i saken, hvor Johansen og finansbyråd Robert Steen har skjerpet tonen litt med tanke på innkjøp av eksterne konsulenter.
Leier inn konsulenter
Det er på IKT-området at det nye byrådet vil sette inn mye av skytset for å skvise kjøp av konsulenter. For å realisere ambisjonene må det imidlertid leies inn konsulenter.
Ikt og digitalisering er en av de virkelig store honningkrukkene for eksterne konsulenter. Det er finansbyråd Robert Steen som har ansvaret for alt digitaliseringsarbeid, organisert i et sentralt program for elektroniske tjenester.
– Med det store antallet elektroniske tjenester – både små og store – som er aktuelle, er det viktig at en sentral aktør forestår en overordnet oppfølging av totalsatsingen. Det sentrale programmet vurderer fortløpende behov for bruk av fellesløsninger og felleskomponenter for alle kommunens virksomheter, heter det i konsulentinnstillingen.
– Det må understrekes at kommunen selv besitter en kjernekompetanse på dette området. Den eksterne spisskompetansen utgjør et supplement til den kjernekompetansen som kommunen selv besitter, heter det.
Som det fremgår av innstillingen vil den sentraliserte ikt-organiseringen ironisk nok kreve eksterne konsulenter: – En slik felles satsing krever midler og bruk av eksterne konsulenter i starten, men vil etter hvert betale seg gjennom en mer effektiv utvikling av løsninger, oppbygging og av digital kompetanse og gjenbruk av felles løsninger på stadig nye områder.
Fremmer ansettelser
Det nye byrådet ønsker åpenbart å være mye tydeligere på at innkjøp av eksterne konsulenter må ned slik at årlige milliardbeløp kan begrenses betydelig. I stedet skal kommunen øke ansettelsen av egne konsulenter og eksperter. Dette er Raymond Johansens og Robert Steens viktigste tiltak for å kutte konsulentbruken til beinet:
- Øke ansettelsen av egne eksperter i stedet for innleide konsulenter på lengre oppdrag
- De kommunale virksomhetene må rapportere særskilt om konsulentbruken
- Egen konsulentoppfølging i byrådets kvartals- og tertialrapportering
– Byrådet vil jobbe for å redusere bruken av eksterne konsulenter i kommunen og sørge for at kommunen selv innehar riktig kompetanse, heter det i den reviderte innstillingen til bystyret i konsulentsaken.
Byrådslederen og finansbyråden skriver samtidig at det er utfordringer med å kutte ut konsulenter fullt og helt: – For en virksomhet som Oslo kommune med mange komplekse prosjekter og tiltak som skal gjennomføres, vil det være behov for en viss bruk av eksterne konsulenter. Byrådet er imidlertid opptatt av at kommunen på alle nivåer har fokus på at konsulentbruken blir begrenset til det som er absolutt nødvendig, heter det.
Det bør da reises spørsmål om hvorvidt en isteden bør foreta ansettelser av personer med ønsket kompetanse, i stedet for å anskaffe den samme kompetansen i form av eksterne konsulenter.
Det pekes samtidig på at det er utfordringer ved å skulle bruke egne kommunalt ansatte i stedet for eksterne konsulenter. Men Johansen og Steen ønsker å skjerpe denne vurderingen, hvor argumentet for å leie eksterne konsulenter begrunnes med at den særskilte kompetansen ikke
– Det bør da reises spørsmål om hvorvidt en isteden bør foreta ansettelser av personer med ønsket kompetanse, i stedet for å anskaffe den samme kompetansen i form av eksterne konsulenter. Dette spørsmålet skal være gjenstand for en kontinuerlig vurdering innenfor rammen av virksomhetenes fullmakter og vedtatte budsjettrammer. For byrådet er det viktig å understreke viktigheten av at kommunen selv innehar nødvendig kompetanse, slik at virksomhetenes oppgaver i størst mulig grad kan løses ved hjelp av egne ansatte, skriver byrådet.
Selv om egenrekruttering bør tilstrebes, kan det være utfordringer som begrenser muligheten til å redusere konsulentbruken på denne måten. Høye lønninger påpekes som ett problem, i tillegg til at konsulentkjøp er aktuelt for tidsbegrensede prosjekter.
– Lønnsnivået for en del konsulenter med spesialkompetanse ligger langt over det Oslo kommune kan tilby. Når kommunen da ikke har mulighet til å ansette personer med nødvendig spesialkompetanse, er den eneste reelle muligheten til å utføre oppgavene på en faglig forsvarlig måte å bruke eksterne konsulenter, skriver byrådstoppene.
Det skal også skjerpes i både kontrakter og i praksis at innleide konsulenter legger igjen kompetanse i kommunen ved avslutning av oppdrag.
– Byrådet vektlegger erfarings- og kunnskapsoverføring til kommunens egne ansatte ved avslutning av konsulentoppdrag. Det er viktig å få til en løpende overføring i forbindelse med gjennomføring av de ulike prosjektene/oppdragene hvor det benyttes eksterne konsulenter.
Standardisering av krav
Reduksjon av ekstern konsulentbruk i forbindelse med kommunes byggeaktivitet skal skjerpes ved økende standardisering av kravspesifikasjoner.
– Selve prosessen med å forenkle og lage felles kravsett har bidratt til økt bevissthet om hvilke krav som det er relevant å stille, og har styrket eierskapet til kravene hos bestillere av formålsbygg. Dette gjør kommunen bedre i stand til å gjøre nødvendige utredninger selv, og reduserer behovet for konsulentbistand til å vurdere hvilke krav som er relevante å stille i det enkelte prosjekt.
For å redusere konsulentbruken er det viktig at den enkelte virksomhet nøye vurderer om bruk av eksterne konsulenter er nødvendig, eller om oppgavene i stedet for kan dekkes gjennom egne ansatte. Byrådet vil sørge for at det rettes fokus på dette gjennom virksomhetsoppfølgingen.
Feilføring av konsulentbruk
Det forrige byrådet avdekket at store beløp – hele 135 millioner kroner – var feilført som konsulentbruk i kommunens regnskaper, i strid med de kommunale regnskapsreglene KOSTRA. Les mer om den saken her.
– Det er grunn til å tro at det fortsatt overrapporteres. Det kan også være utfordringer knyttet til hvordan virksomhetene bruker konsulenter, skriver byrådslederen og finansbyråden, og viser til tiltakene som forventes å bidra til redusert bruk av eksterne konsulenter.
Les hele det reviderte dokumentet om IKT og konsulentbruk i Oslo kommune her.